Eficiența lanțului de aprovizionare începe cu optimizarea fluxurilor de lucru din unitățile logistice, iar organizarea acestei etape determină succesul pe termen lung al afacerii. Iată cum se poate asigura o bună gestionare a resurselor, reducerea erorilor și creșterea productivității:

Analiza fluxurilor de lucru și layout-ul depozitului

Un design eficient al depozitului și un flux de lucru bine planificat contribuie la creșterea productivității, îmbunătățirea siguranței și maximizarea spațiului utilizat. Iată pașii esențiali pentru o astfel de analiză:

• evaluarea activităților și fluxurilor de lucru din depozit: recepția mărfurilor, depozitarea, preluarea comenzii (picking), ambalarea, expedierea;

• optimizarea fluxurilor de lucru: reducerea distanțelor parcurse, eficientizarea procesului de picking, automatizarea proceselor prin benzi transportoare, roboți de picking sau sisteme WMS (Warehouse Management Systems), pentru a reduce timpul și erorile;

• analiza layout-ului depozitului: zonele de recepție, stocare, picking și ambalare, coridoarele și accesul, cu alegerea tipurilor de organizare a spațiului (în rânduri, în formă de U, cu mai multe culoare, modular ș.a.);

• factori cheie pentru îmbunătățirea layout-ului și fluxurilor de lucru: tip de produse, tehnologii utilizate, siguranță și ergonomie (beneficiile unei soluții WMS  încep încă de la optimizarea spațiului de depozitare și continuă până la trasabilitate 100%).

Automatizarea activităților din depozit

Automatizarea activităților din depozit se realizează prin implementarea de tehnologii avansate, care pot ajuta la îmbunătățirea eficienței și a preciziei:

• sisteme WMS (Warehouse Management System): asigură urmărirea în timp real a produselor, optimizează rutele de picking și gestionează stocurile eficient;

• scanere și coduri de bare: prin coduri de bare sau RFID sunt diminuate erorile umane, pentru accelerarea activităților de picking și recepție;

• roboți de logistică: dacă volumul și dimensiunea depozitului o permit, introducerea roboților pentru picking sau stocare poate reduce timpul și efortul necesar procesării comenzilor.

Optimizarea inventarului și a procesului de picking

Implementarea sistemului optim de gestionare a inventarului va avea un impact semnificativ asupra eficienței fluxurilor de lucru. Există diferite metode de picking care pot fi alese în funcție de specificul activității și de cerințele operaționale:

• batch picking și wave picking: organizarea pickingului pe loturi de comenzi similare sau pe valuri de comenzi, pentru a reduce deplasările neproductive în depozit;

• zone picking: împărțirea depozitului în zone dedicate, fiecare echipă fiind responsabilă pentru pickingul din zona sa, reducând astfel distanțele parcurse;

• cross-docking: organizarea eficientă, pentru a transfera marfa direct de la recepție la expediere, evitând stocarea pe termen lung.

Instruirea și implicarea angajaților

Fiecare angajat trebuie să fie instruit în funcție de rolul său specific. De exemplu, echipele de picking trebuie să cunoască metodele de picking eficiente (cum ar fi batch picking sau zone picking), în timp ce personalul de recepție trebuie să știe cum să gestioneze corect stocurile și să utilizeze tehnologia WMS. Trebuie organizate sesiuni de coaching periodic pentru angajați, în care se discută performanțele și oportunitățile de îmbunătățire, pentru o creștere constantă a eficienței individuale.

Tabletele sau dispozitivele de mână care oferă instrucțiuni pas cu pas pentru angajați în timpul lucrului pot fi utile pentru a asigura că aceștia urmează procedurile corect. O alegere inspirată este metoda 5S (Sortare, Setare în ordine, Strălucire, Standardizare, Susținere), pentru a menține spațiile de lucru organizate și curate. Acest sistem nu doar crește eficiența, ci și moralul angajaților, oferind un mediu de lucru bine structurat și organizat.

Monitorizarea și ajustarea în timp real

Utilizarea indicatorilor de performanță (KPI) precum rata de eroare în picking, timpul de procesare a comenzilor, utilizarea spațiului și rata de rotație a stocurilor  ajută la identificarea zonelor ce necesită îmbunătățiri. Datele colectate din sistemele tehnologice contribuie la analiza tendințelor și ajută managerii să ia decizii proactive privind ajustările fluxurilor de lucru. Prin colaborarea cu firme specializate în soluții software și hardware pentru asigurarea unui management eficient al lanțului de aprovizionare, pot fi ajustate rapid procesele logistice, în funcție de fluctuațiile cererii sau schimbările în structura comenzilor.